Rozwój polskich grup kapitałowych co raz częściej odbywa się poprzez akwizycje istniejących lub utworzenie nowych jednostek działających za granicą. Poza obligatoryjnymi skonsolidowanymi sprawozdaniami finansowymi Zarząd Grupy Kapitałowej potrzebuje również informacji o całości biznesu - bardzo szczegółowych analitycznych danych zarządczych w układzie skonsolidowanym, w tym danych z podziałem na segmenty. Proces uporządkowanego pozyskiwania wymaganych informacji od jednostek Grupy napotyka szereg przeszkód w szczególności o charakterze organizacyjnym. Można je pokonać wdrażając dedykowane rozwiązanie IT, które jest w stanie przyśpieszyć zmiany organizacyjne i uporządkowanie procesów. Sposobem na pokonanie barier jest automatyzacja procesu sprawozdawczości skonsolidowanej poprzez zakup i wdrożenie oprogramowania IBM Cognos Controller do konsolidacji statutowej i zarządczej.

 

IBM Cognos Controller - wielowymiarowy system finansowo-księgowy dedykowany dla Grup Kapitałowych

 

IBM Cognos Controller to wielowymiarowy system finansowo-księgowy dedykowany dla Grup Kapitałowych. Rozwiązanie jest obecnie użytkowane przez około 1.000 podmiotów na całym świecie i zawiera implementacje najlepszych praktyk międzynarodowych organizacji biznesowych.

Jest to oprogramowanie zapewniające import danych w walutach lokalnych z dowolnego źródła (np. lokalny ERP, hurtownie danych, różne pliki) i dowolnym formacie, w tym Excel. Następnie system przetwarza dane wejściowe w wymaganym układzie analitycznym (zarządczym i statutowym). Etapy przetwarzania to dostosowywanie danych do wymogów sprawozdawczych, przeliczenia walutowe, automatyczne i manualne korekty konsolidacyjne oraz raportowanie w pożądanym układzie. Raporty wyjściowe to dane jednostkowe i skonsolidowane z uwzględnieniem wielu wariantów ich prezentacji, w tym jednostkowy i skonsolidowany pakiet konsolidacyjny. System zawiera szereg unikalnych funkcjonalności pozwalających istotnie usprawnić proces konsolidacji:

• Wielowymiarowość (np. wersje danych, spółki, grupy spółek, waluty, typy i grupy korekt)
• Wielojęzyczność (różne języki aplikacji, różne języki opisów pozycji sprawozdawczych)
• Wielowariantowość konsolidacji (np. zarządcza, statutowa, wieloszczeblowa, segmentowa, uproszczona)
• Rejestr historii zmian struktury grupy kapitałowej
• Przenoszenie bilansów otwarcia na kolejne lata, w tym w różnych walutach
• Wielowymiarowy rejestr kursów walut (np. historycznych, bieżących, budżetowych)
• Rejestr wieloletnich korekt konsolidacyjnych (np. kapitały / udziały, wartość firmy w walucie lokalnej, amortyzacja, odpisy na udziałach / pożyczkach, różnice kursowe z przeliczenia / zagraniczna dywidenda)
• Ponad 40 prekonfigurownych automatycznych eliminacji generujących korekty konsolidacyjne
• Rozliczenie niezrealizowanej marży na dowolnym poziomie szczegółowości (np. rodzaje zapasów, segmenty, środki trwałe)
• Dowolna kombinacja uzgodnień i eliminacji za bieżący okres (np. rozrachunki operacyjne / inwestycyjne / finansowe, przychody / koszty z podziałem na rodzaje działalności, przychody / aktywa, przychody / kapitał)
• Możliwość alokacji korekt konsolidacyjnych na poziomie jednostki, co pozwala na kalkulację EBITDA dla spółki zależnej po korektach konsolidacyjnych
• Wielowariantowy workflow, zamykanie okresów oraz monitor konsolidacji.

Wdrożenie rozwiązania powoduje znaczącą poprawę jakości danych skonsolidowanych, przyspieszenie całego procesu, umożliwia przejście na raportowanie miesięczne, pozwala na uwzględnienie wielu scenariuszy analitycznych (np. podgrupa / grupa, dane wstępne / dane ostateczne, dane zarządcze / dane statutowe), umożliwia wielowalutowość raportowania.

 

Grupowy wykaz pozycji sprawozdawczych a jednolity księgowy plan kont

 

Zagraniczne spółki zależne najczęściej stosują lokalne księgowe plany kont dostosowane przede wszystkim do lokalnych wymogów prawa. Narzucenie układu kont odpowiedniego w polskim systemie prawnym może utrudnić pracę na lokalnym szczeblu i przyczynić się do wzrostu kosztów obsługi księgowej wraz ze wzrostem ryzyka popełnienia błędów. Tym bardziej, że nawet ujednolicony dla całej grupy księgowy plan kont nie jest odpowiednikiem sprawozdawczego grupowego planu kont i wymaga dostosowania do wymogów sprawozdawczości statutowej i zarządczej. Najlepszym wyborem jest rozwiązanie kompromisowe zawierające w sobie elementy wymagane na poziomie grupy oraz otwartość na potrzeby ewidencyjne na poziomie lokalnym.

IBM Cognos Controller pozwala usprawnić proces konsolidacji w grupach kapitałowych posiadających zróżnicowane księgowe plany kont poprzez wdrożenie grupowego sprawozdawczego planu kont w układzie zarówno statutowym jak i zarządczym. Sprawozdawczy układ statutowy to wykaz pozycji o najwyższym poziomie uogólnienia (bilans, rachunek, kapitały, przepływy, noty statutowe). Układ zarządczy stanowi uszczegółowienie danych statutowych (analitykę zarządczą / noty zarządcze).

IBM Cognos Controller posiada konta sprawozdawcze, które mają podobne parametry jak konta księgowe (aktywa, kapitał, zobowiązania, przychody, koszty, pozabilansowe /statystyczne). Zostały one wzbogacone o funkcje niezbędne na poziomie sprawozdawczym, takie jak zasady przeliczenia walutowego, sposoby walidacji konta, analityki do ewidencji obrotów i sald lub niezrealizowanych marż wewnątrzgrupowych, możliwość sumowania każdego konta w trzech różnych wariantach, zasady rolowania bilansu zamknięcia na kolejny okres. System zawiera szereg ułatwień do ewidencji i prezentacji danych o ruchach (bilans otwarcia, zmiany w okresie z podziałem na tytuły, bilans zamknięcia) w ramach wybranych pozycji bilansu (przykładowo kapitały, środki trwałe, nieruchomości inwestycyjne, rezerwy, zobowiązania finansowe). Konta mogą funkcjonować w układzie zintegrowanym lub rozłącznym, co daje nieograniczone możliwości skomponowania układów analitycznych.

Wyróżnia się dwa podejścia techniczne do kalkulacji danych sprawozdawczych. Pierwsze z nich to działanie zgodnie z zasadą „od ogółu do szczegółu”. Przykład takiego podejścia to przygotowanie rachunku zysków i strat w pierwszej kolejności, a następnie uzupełnienie danych szczegółowych na poziomie not objaśniających wraz z ich walidacją do danych uogólnionych. Drugie podejście to postępowanie zgodnie z zasadą „od szczegółu do ogółu”, czyli uzupełniane są wyłącznie dane szczegółowe, a pozycje sprawozdawcze wyższego szczebla są wyliczane na ich podstawie. W praktyce można spotkać oba te podejścia oraz ich kombinacje, np. wyliczenie przychodów jako pozycji rachunku zysków i strat na podstawie odpowiedniej noty oraz przygotowanie dodatkowych not o przychodach z podziałem na segmenty operacyjne i geograficzne.

Zaprojektowanie właściwego układu pozycji sprawozdawczych pozwala sprostać wymogom informacyjnym stawianym przez grupę, bez pominięcia potrzeb informacyjnych na szczeblu lokalnym. Dodatkowo jest to wykaz otwarty, który można zaadaptować do zmian w sprawozdawczości (np. zmiany MSSF lub nowe warstwy analiz zarządczych).

 

Wdrożenie wielu jednolitych systemów IT a grupowy system do konsolidacji

 

Ujednolicenie stosowanych w ramach grupy kapitałowej systemów IT jest działaniem pożądanym, chociażby z uwagi na liczne transakcję wewnątrzgrupowe na poziomie zapasów i rozrachunków. Lecz bywa przedsięwzięciem organizacyjno-finansowym, którego efekty mogą nigdy nie pokryć poniesionych nakładów. Każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie warząc zarówno korzyści jak i koszty integracji podejścia na poziomie ewidencyjnym. Dodatkowo, każda nowa akwizycja sprawia, że koncepcja się rozszczelnia, a proces ujednolicenia nigdy się nie kończy.

IBM Cognos Controller umożliwia import danych lokalnych w układzie grupowych pozycji sprawozdawczych. Powyższe wymaga przyporządkowania wartości pochodzących z lokalnych systemów IT zaewidencjonowanych w oparciu o lokalne księgowe plany kont do odpowiednich pozycji grupowego wykazu pozycji sprawozdawczych. Grupy kapitałowe najczęściej posiadają mapy wzajemnych relacji w układzie dane na poziomie lokalnym versus grupowe dane sprawozdawcze. Zaimplementowanie takiego mappingu do systemu konsolidacyjnego pozwala na automatyczne pozyskiwanie danych jednostkowych w wielu przekrojach. Przykładowe warianty danych wejściowych to statutowe dane jednostkowe w układzie bilansu oraz rachunku zysków i strat, a także ich uszczegółowienie w układzie not statutowych lub zarządczych. Inna perspektywa to dane do kalkulacji przepływów pieniężnych lub dane o segmentach działalności. Każdy scenariusz uzupełniają dane wejściowe o transakcjach wewnątrzgrupowych.

Powyższe podejście zapewnia centralne zarządzane wykazem pozycji sprawozdawczych, czyli wykazem informacji wymaganych przez grupę od jednostek zależnych. Z kolei zarządzanie zmianami mapowań poprzez ich rozbudowę i aktualizację odbywa się na poziomie lokalnym, a zespół konsolidacyjny na szczeblu grupy lub podgrupy ma możliwość weryfikacji zastosowanego podejścia. Dołączenie nowej jednostki do istniejącego modelu sprawozdawczości wymaga jedynie opracowania dla niej mapy powiązań w układzie dane lokalne a dane wymagane przez grupę.

 

Wielowalutowość danych lokalnych a dane w walucie funkcjonalnej grupy

 

Przeliczenie lokalnych danych jednostek zagranicznych na walutę grupy wymaga zastosowania odpowiednich kursów walutowych. Przykładowo przeliczenie pozycji wynikowych dla potrzeb statutowych opiera się na zastosowaniu kursu średniego NBP, a powszechną praktyką jest jego kalkulacją jako średniej wartości kursów zamknięcia z ostatnich dni miesięcy składających się na okres sprawozdawczy. W praktyce podejście do przeliczania poszczególnych pozycji walutowych na walutę grupy jest dość skomplikowane i wymaga zastosowania różnych kursów walut do pozycji wynikowych i bilansowych, historycznych kursów walut do każdego ruchu w ramach kapitału własnego, rolowania kursów z bilansu zamknięcia na bilans otwarcia. Dodatkowej uwagi wymaga kalkulacja i ewidencja różnic kursowych dotyczących zagranicznej dywidendy lub pokryciu straty z lat ubiegłych w zagranicznych spółkach zależnych. Obroty i salda wewnątrzgrupowe wymagają uzgodnienia w walucie transakcji, która może się różnić od waluty lokalnej i waluty grupy, a ich eliminacja wymaga odpowiedniego potraktowania różnic kursowych. Dla potrzeb statutowych różnice kursowe z przeliczenia danych jednostek zagranicznych są wykazywane sumarycznie jako odrębny składnik kapitału własnego. Zarządy oczekują zaś pogłębionej wiedzy o tej pozycji, uzupełnionej o analizę odchyleń pomiędzy planistycznymi a rzeczywistymi kursami walut.

IBM Cognos Controller posiada szereg wbudowanych funkcjonalności w zakresie przeliczania pozycji walutowych na walutę grupy / podgrupy:

• Wskazanie waluty lokalnej dla każdej konsolidowanej jednostki
• Wskazanie zasady przeliczeń walutowych na poziomie pojedynczej pozycji sprawozdawczej (np. kurs zamknięcia, średni, historyczny, z bilansu zamknięcia, z poprzedniego roku)
• Bieżące i historyczne kursy walut przypisane do danego okresu sprawozdawczego i wybranej wersji danych (np. wstępne vs ostateczne, plan vs wykonanie)
• Możliwość zaewidencjonowania korekty manualnej wg kursu historycznego (np. korekta kapitałowa)
• Kalkulacja różnic kursowych przy eliminacji obrotów i sald wewnątrzgrupowych (np. dywidenda, przychody vs koszty)
• Rolowanie bilansu zamknięcia na bilans otwarcia dla pozycji walutowych
• Kalkulacja różnic kursowych dla pojedynczych ruchów o charakterze BO, zmiany, BZ (np. kapitały, środki trwałe, przepływy)

Automatyzacja oraz szczegółowa ewidencja różnic kursowych dotyczących danych zagranicznych jednostek zależnych pozwala na ich pogłębioną analizę dla potrzeb statutowych i zarządczych.

 

Lokalne standardy rachunkowości oraz praktyki analiz zarządczych a wymogi Grupy Kapitałowej

 

W przypadku konieczności prezentowania danych konsolidowanych spółek zgodnie z zasadami lokalnymi (bo takie dane wynikają z ksiąg rachunkowych), a zarazem zgodnie z wymogami grupy / podgrupy (bo takie są wymogi prawa oraz potrzeby informacyjne zarządu grupy) pojawia się potrzeba kalkulacji i ewidencji związanych z tym różnic. W tej kwestii wyróżnia się dwa podejścia techniczne. Pierwsze z nich to dostosowywanie danych lokalnych do danych grupowych poprzez ewidencje odpowiednich korekt sprawozdawczych. Przykładowo spółka zależna sporządza swoje sprawozdanie zgodnie z ustawą o rachunkowości i takie dane są dostępne na potrzeby konsolidacji grupy kapitałowej notowanej na Giełdzie Papierów Wartościowych. Dopiero na etapie konsolidacji dane są korygowane w celi ich dostosowania do wymogów MSR/MSSF. Inna koncepcja to zaksięgowanie wspomnianych korekt MSR/MSSF (na kontach statystycznych/pozabilansowych) w księgach spółki zależnej, przygotowanie danych dla grupy w pierwszej kolejności, a następnie uwzględnienie korekt dostosowujących dane grupowe do lokalnych danych sprawozdawczych.

IBM Cognos Controller posiada wbudowane funkcjonalności ewidencji, kopiowania, stornowania manualnych korekt sprawozdawczych w postaci zapisów korygujących zbliżonych swoim charakterem do „tradycyjnych” poleceń księgowania. Dodatkowo oprogramowanie zawiera zbiór predefiniowanych korekt automatycznych oraz pozwala zdefiniować własne reguły automatycznych dekretów. System zawiera mechanizmy pozwalające grupować korekty dla potrzeb raportowania w różnych przekrojach analitycznych. Dla korekt manualnych można zastosować podział na korekty na poziomie lokalnym, korekty MSR/MSSF, korekty audytowe, pozostałe korekty. Dla korekt automatycznych można zastosować podział na korekty kapitałowe, korekty niezrealizowanej marzy, korekty bieżących obrotów i sald, pozostałe korekty. Raportując dane wyjściowe można wskazać dowolną kombinację korekt manualnych i automatycznych, co pozwala uzyskać informacje w pożądanym przekroju analitycznym, np. dane lokalne po korektach MSR/MSSF przeliczone na walutę grupy kapitałowej.

IBM Cognos Controller pozwala zaimplementować dowolną kombinacje technik gromadzenia i przetwarzania danych wejściowych, a optymalny ich dobór jest uwarunkowany potrzebami informacyjnymi grupy kapitałowej i dostępnością danych na wymaganym poziomie szczegółowości.

 

Budżet wdrożenia IBM Cognos Controller

 

Rozwiązanie IBM Cognos Controller to oprogramowanie do konsolidacji z najwyższej półki jakościowej dostępnego „za rozsądną cenę”. Początkowy koszt projektu to zakup minimum 5 licencji. Optymalny okres wdrożenia rozwiązania w wersji standard wynosi od 3 do 12 miesięcy. Wdrożenie obejmuje kilka etapów, w tym analiza, konfiguracja, testy, rozruch. Prace wdrożeniowe są skorelowane z harmonogramem raportowania statutowego i zarządczego zespołu konsolidacyjnego, są prowadzone zdalnie w sposób „małoinwazyjny”, obejmują elementy doradztwa w zakresie usprawnienia procesu sprawozdawczości.