Oprogramowanie IBM Cognos Controller do konsolidacji danych sprawozdawczych to rozwiązanie stosowane obecnie w 1.200 grupach kapitałowych w 60 krajach świata. Polskie grupy kapitałowe coraz częściej decydują się na wdrożenie rozwiązania IBM dostrzegając potrzebę standaryzacji procesów sprawozdawczych oraz doceniając skalowalność, elastyczność oraz wbudowane światowe know-how. Zespół ekspertów Kucharscy Consulting zrealizował szereg projektów wdrożeniowych dla polskich grup kapitałowych różnej wielkości (od 10 do 150 polskich i zagranicznych jednostek zależnych) z różnych branż (logistyczna, deweloperska, budowlana, wydobywcza, sprzedaży detalicznej).

W oprogramowaniu IBM Cognos Controller automatyzacja procesu konsolidacji danych finansowych następuje w drodze realizacji kilku etapów:

• praca z danymi jednostkowymi
• ewidencja, uzgodnienia oraz automatyczne eliminacje wzajemnych obrotów i sald
• ewidencja, uzgodnienia oraz automatyczne eliminacje niezrealizowanej marży
• centralna ewidencja oraz automatyczne eliminacje transakcji na udziałach i kapitałach
• korekty manualne na poziomie jednostki
• korekty manualne na poziomie grupy kapitałowej
• raportowanie danych jednostkowych i skonsolidowanych.

 

Praca z danymi jednostkowymi

IBM Cognos Controller zapewnia pozyskanie danych jednostkowych w jednolitym i centralnie zarządzanym układzie sprawozdawczym poprzez ich import lub manualne wprowadzenie. Dane jednostkowe ewidencjonuje się w walutach lokalnych jednostek zależnych.

System umożliwia podział danych sprawozdawczych na logicznie wyodrębnione części (np. elementy główne, noty stanowe do rachunki / bilansu, noty z ruchami do bilansu itp.) oraz zdefiniowanie procedur walidacji poprawności tych danych na poziomie pozycji sprawozdawczej wg zasady od „szczegółu do ogółu”.

Wprowadzone i uzgodnione dane jednostkowe w walutach lokalnych są automatycznie przeliczane na walutę grupy kapitałowej w ramach pierwszego etapu konsolidacji „przeliczanie waluty”. Kursy walutowe (bieżące i historyczne) są wprowadzane do systemu manualne lub kopiowane z poprzednich okresów sprawozdawczych.

System zapewnia kopiowanie danych pozycji ruchu o charakterze „bilans zamknięcia” na dane pozycji ruchu o charakterze „bilans otwarcia” pomiędzy okresami, a także przenoszenie „zysku (straty) netto” jednego roku na dedykowaną pozycję ruchu w ramach „wyniku z lat ubiegłych” roku następnego. Pozostałe dane jednostkowe są przechowywane per okres i raportowane jako dane porównawcze za poprzedni okres sprawozdawczy.

 

Ewidencja, uzgodnienia oraz automatyczne eliminacje wzajemnych obrotów i sald

IBM Cognos Controller zapewnia pozyskanie danych o wzajemnych obrotach i saldach z podziałem na rodzaje transakcji wewnętrznych (rozrachunki, przychody i koszty operacyjne lub finansowe, przychody i zapasy lub inne aktywa, dywidenda i kapitał itp.). Podział na grupy transakcji jest zcentralizowany i ujednolicony. Jednostka dominująca decyduje również o sposobie automatycznej eliminacji wzajemnych obrotów i sald oraz alokacji ewentualnych różnic na uzgodnieniach z podziałem na różnice rzeczywiste i różnice kursowe z przeliczeń.

Dane wejściowe są ewidencjonowane przez jednostki – uczestników transakcji w walucie transakcji i walutach lokalnych ze wskazaniem drugiej strony transakcji. Następnie dane o wzajemnych obrotach i saldach są porównywane i ewentualnie korygowane przez poszczególne jednostki.

Uzgodnione na poziomie pary jednostek dane o wzajemnych obrotach i saldach są przeliczane na walutę grupy kapitałowej w ramach pierwszego etapu konsolidacji „przeliczanie waluty”. Eliminacja wzajemnych obrotów i sald wraz z alokacją ewentualnych różnic następuje poprzez automatyczne wygenerowanie polecenia księgowania w ramach etapu konsolidacji „dzienniki automatyczne - salda wewnątrzgrupowe”.

 

Ewidencja, uzgodnienia oraz automatyczne eliminacje niezrealizowanej marży

IBM Cognos Controller zapewnia pozyskanie danych o wzajemnych transakcjach zawierających niezrealizowaną marżę z podziałem na rodzaje transakcji wewnętrznych (materiały, towary, aktywa trwałe itp.). Podział na grupy transakcji jest zcentralizowany i ujednolicony. Jednostka dominująca decyduje również o sposobie automatycznej eliminacji niezrealizowanej marży, w tym automatycznej kalkulacji odroczonego podatku dochodowego.

Eliminacja niezrealizowanej marży jest realizowana przez system w trzech krokach:

• eliminacja przychodu i kosztu własnego sprzedaży dla jednostki sprzedającej,
• eliminacja niezrealizowanej marży na obrotach pomiędzy jednostką sprzedającą i jednostką kupującą
• eliminacja niezrealizowanej marży na zapasach dla jednostki kupującej

Dane wejściowe do eliminacji przychodu i kosztu własnego są ewidencjonowane przez jednostkę sprzedającą i opcjonalnie przez jednostkę kupującą w walucie transakcji i walutach lokalnych ze wskazaniem drugiej strony transakcji. Dane wejściowe do eliminacji niezrealizowanej marzy na obrotach są ewidencjonowane centralnie lub przez jednostkę sprzedającą (% marży na obrotach) i jednostkę kupującą (wartość obrotów w jej walucie lokalnej). Dane wejściowe do eliminacji niezrealizowanej marzy na zapasach są ewidencjonowane centralnie lub przez jednostkę sprzedającą (% marży na zapasach z uwzględnieniem ich wiekowania) i jednostkę kupującą (wartość zapasów w jej walucie lokalnej). Dane wejściowe do kalkulacji odroczonego podatku dochodowego są ewidencjonowane centralnie (% podatku dochodowego).

Zaewidencjonowane na poziomie pary jednostek dane o wzajemnych transakcjach zawierających niezrealizowaną marżę są przeliczane na walutę grupy kapitałowej w ramach pierwszego etapu konsolidacji „przeliczanie waluty”. Eliminacja wzajemnych transakcji zawierających niezrealizowaną marżę następuje poprzez automatyczne wygenerowanie poleceń księgowania w ramach etapów konsolidacji „dzienniki automatyczne - salda wewnątrzgrupowe” oraz „dzienniki automatyczne – zysk wewnątrzgrupowy”. Niezrealizowana marża i odroczony podatek dochodowy są w sposób automatyczny alokowane pomiędzy wynikiem bieżącego okresu a wynikiem z lat ubiegłych.

 

Centralna ewidencja oraz automatyczne eliminacje transakcji na udziałach i kapitałach

IBM Cognos Controller zapewnia automatyczną konsolidacje danych finansowych na podstawie zdefiniowanej struktury grupy kapitałowej. Struktura grupy kapitałowej jest wielowariantowa i zmienna w czasie, co umożliwia wykonanie konsolidacji w kilku scenariuszach, np. konsolidacja statutowa, zarządcza, segmentowa, techniczna per wybrany podzbiór jednostek.

Równolegle IBM Cognos Controller zapewnia centralną ewidencję danych o transakcjach na udziałach i kapitałach poprzez rejestr udziałów i inwestycji. Po uzupełnieniu danych bilansu otwarcia, w każdym kolejnym okresie sprawozdawczym jednostka dominująca wprowadza dane o nowych transakcjach na udziałach w poszczególnych jednostkach zależnych (istniejących lub nowych) oraz uzupełnia szablon eliminacji udziałów i inwestycji. Dane w szablonie eliminacji udziałów i inwestycji można wprowadzać w walucie grupy kapitałowej lub walutach lokalnych jednostek zależnych (wg wyboru jednostki dominującej).

Wprowadzone dane w walutach lokalnych są przeliczane na walutę grupy kapitałowej w ramach pierwszego etapu konsolidacji „przeliczanie waluty”. Eliminacja udziałów i kapitałów następuje poprzez automatyczne wygenerowanie polecenia księgowania w ramach etapu konsolidacji „dzienniki automatyczne – rozliczenie transakcji nabycia”. Kalkulacja udziałów mniejszości lub wycena udziałów metodą prawa własności również następują w sposób automatyczny. Korekty konsolidacyjne są w sposób automatyczny alokowane pomiędzy wynikiem bieżącego okresu a wynikiem z lat ubiegłych oraz pomiędzy pozycjami ruchu o charakterze bieżącym i bilansem otwarcia.

 

Korekty manualne na poziomie jednostki

IBM Cognos Controller umożliwia ewidencje dodatkowych korekt konsolidacyjnych na poziomie wskazanej jednostki w jej walucie lokalnej. Walidacja danych na poziomie korekty manualnej odbywa się wg tych samych zasad jak walidacja danych jednostkowych. Manualne korekty konsolidacyjne można przenosić na kolejne okresy sprawozdawcze poprzez kopiowanie, czy czym wartości na pozycjach ruchu są w sposób automatyczny alokowane na pozycje bilansu otwarcia, a zysk (strata) za bieżący okres jest przenoszony do odpowiedniej pozycji „wyniku z lat ubiegłych”. Wprowadzone dane w walutach lokalnych są przeliczane na walutę grupy kapitałowej w ramach pierwszego etapu konsolidacji „przeliczanie waluty”.

 

Korekty manualne na poziomie grupy kapitałowej

IBM Cognos Controller umożliwia ewidencję dodatkowych korekt konsolidacyjnych na poziomie grupy kapitałowej w walucie grupy kapitałowej. Walidacja danych na poziomie korekty manualnej odbywa się wg tych samych zasad jak walidacja danych jednostkowych. Manualne korekty konsolidacyjne można przenosić na kolejne okresy sprawozdawcze poprzez kopiowanie, czy czym wartości na pozycjach ruchu są w sposób automatyczny alokowane na pozycje bilansu otwarcia, a zysk (strata) za bieżący okres jest przenoszony do odpowiedniej pozycji „wyniku z lat ubiegłych”.

 

Raportowanie danych jednostkowych i skonsolidowanych

IBM Cognos Controller posiada ponad 260 raportów systemowych. Poniżej wykaz najczęściej używanych raportów:

• uzgodnienia pomiędzy kontami / bilansami otwarcia dla jednostki lub grupy
• salda wewnątrzgrupowe
• zysk wewnątrzgrupowy
• szablon korekty konsolidacji inwestycji
• przeliczanie waluty
• dzienniki
• względem dzienników
• zestawienie obrotów i sald

Każdy z raportów systemowych można wywołać z dodatkowym wyborem opcji i filtrów (jednostka lub grupa, wersja danych, okres sprawozdawczy, struktura konsolidacji itp.) oraz można wyeksportować do Microsoft Excel.

Dodatkowo system umożliwia zdefiniowanie dedykowanych raportów w formacie Microsoft Excel, np. wielozakładkowy pakiet konsolidacyjny, raport z przeliczeń walutowych dla wszystkich jednostek, szczegółowy raport o korektach konsolidacyjnych per jednostka itp.

W ramach licencji wraz IBM Cognos Controller jest dostarczany produkt: IBM Planning Analytics pozwalający dynamicznie raportować na portalu www (jak również i w Microsoft Excel) dane jednostkowe i skonsolidowane pochodzące z modułu IBM Cognos Controller Financial Analysis Publisher (kostek OLAP TM1).