Niniejszy artykuł stanowi kontynuacje cyklu publikacji autorów dotyczących problematyki zastosowania informatyki w rachunkowości prezentowanych zarówno na forum biegłych rewidentów w ramach Dorocznych Konferencji Auditingu w latach 2008 - 2012, jak na łamach biuletynów BDO (BDO Rewizja Finansowa nr 3, 4 z 2012 roku oraz nr 3 z 2013 roku; BDO Podatki i Rachunkowość nr 10 z 2012 roku; BDO Spółki Giełdowe nr 10 z 2012 roku).

---

 

W ramach referatu pod tytułem „Biegły rewident a „ostatnia mila” sprawozdawczości finansowej i zarządczej” wygłoszonego na ostatniej XIII Dorocznej Konferencji Audytingu w listopadzie 2012 roku po raz pierwszy zaprezentowano BDO Reporting Suite - narzędzie BDO do automatyzacji procesów kalkulacji konsolidacji oraz raportowania finansowego i zarządczego. Z kolei w Biuletynie BDO Rewizja Finansowa nr 3 (7) z 17 maja b.r. w artykule „Nowe narzędzie BDO do konsolidacji i automatyzacji raportowania finansowego i zarządczego” przedstawiono koncepcje, które legły u podstaw tego rozwiązania.

Jak już pisaliśmy, zakres zastosowania BDO Reporting Suite istotnie wykracza poza ramy sprawozdawczości finansowej wspierając również proces sporządzania skonsolidowanych prognoz i budżetów oraz umożliwiając implementację zaawansowanych modeli kontrolingowych dla grup kapitałowych. BDO Reporting Suite pobiera dane z dowolnej liczby i rodzaju finansowych i pozafinansowych źródeł informacji, integrując je w jednolitą platformę kalkulacji i raportowania. Ponadto omawiane narzędzie udostępnia ich wielowymiarowe raportowane z wykorzystaniem jego bazowej funkcjonalności, czyli skonfigurowanie procesu obiegu i zatwierdzania dokumentów, automatyzacji procesu walidacji, szybkie przygotowanie prezentacji danych na spotkania robocze lub raportowanie na platformie Business Intelligence z wykorzystaniem jej natywnych funkcjonalności.

Przedstawiona we wspomnianych powyżej artykułach poprzednia wersja BDO Reporting Suite bazowała na produkcie IBM Cognos Financial Statement Reporting w części raportującej oraz IBM Cognos Enterprise Planning TM1 w części konsolidacyjnej (finansowej i zarządczej).

W BDO Reporting Suite do celów realizacji procesu konsolidacji zostały zbudowane dedykowane modele zaimplementowane w postaci wielowymiarowych kostek OLAP[1] (kostek TM1). Zastosowano natywny mechanizm ETL[2] (IBM Cognos TM1 TurboIntegrator) pozwalający zasilać kostki danymi z różnych źródeł i przekształcać do zunifikowanej postaci, przy czym zasilanie kostek danymi odbywa się zarówno na żądanie jak i w sterowanym czasem trybie wsadowym (ang.  scheduled jobs).

W kostkach TM1 zagregowane wyniki są od razu udostępniane na wyższych poziomach co zostało w naturalny sposób wykorzystane przy tworzeniu sumariuszy konsolidacyjnych. Do zaawansowanych mechanizmów przeliczeniowych oraz zapewnienia spójności wykorzystano reguły (reguły w oprogramowaniu IBM Cognos TM1 umożliwiają wykonywanie złożonych obliczeń wartości kostki wykraczających poza typową agregację, reguł można również użyć do uzyskania wartości w jednej kostce na podstawie wartości odniesienia z innej kostki).

Natywny dla kostek TM1 mechanizm odsyłaczy został m.in. wykorzystany przy implementacji problematyki przeliczeń walutowych (odsyłacze tworzą relacje, które umożliwiają przenoszenie danych z jednej kostki do drugiej). Przy przeliczaniu kwot walutowych odsyłacz został zaimplementowany jako reguła, gdzie dane o kursach walut są zapisywane wyłącznie w kostce źródłowej, a używane w kostce docelowej, zgodnie z wymaganiami. Przyjęte rozwiązanie powoduje, że zmiana danych w kostce źródłowej automatyczne wpływa na dane w kostce docelowej.

Również mechanizm uzgodnień i eliminacji transakcji i sald wewnątrzgrupowych został zaimplementowany w dedykowanych kostkach TM1 i to zarówno na najwyższym poziomie porównywanych danych o transakcjach wewnątrzgrupowych (firma-kwota firma-kwota), jak i pośrednich, aż do poziomu pojedynczego dokumentu transakcyjnego. W zależności  od wymaganej implementacji oraz pożądanego poziomu szczegółowości do analizy transakcji wewnątrzgrupowych można wykorzystać mechanizm ETL (import otwartych rozrachunków, transakcji sprzedaży, zakupu itp.).

Eliminacja marży na zapasach towarów handlowych wymagała zastosowania dedykowanych kostek TM1. Informacja o źródłowych transakcjach sprzedaży towarów wraz z danymi o zrealizowanej marży jest pozyskiwana automatycznie z systemów ewidencyjnych. Powyższa informacja obejmuje dane transakcyjne w walucie realizacji umowy oraz dane przeliczone na walutę sprawozdawczą stron transakcji. Ponadto zaimplementowano możliwość dodatkowej analizy danych za dowolnie wskazany okres w celu weryfikacji ewentualnych zmian marży w czasie oraz wyboru danych z właściwego okresu do kalkulacji korekty marżowej.   

Pozostałe korekty konsolidacyjne, takie jak korekty na poziomie danych jednostkowych, nabycie lub zbycie udziałów jednostkach zależnych,  korekty audytora lub inne korekty uzależnione od potrzeb i specyfiki jednostek sprawozdawczych również zaimplementowano w kostkach TM1, co umożliwia zaawansowaną automatyzację procesu kalkulacji skonsolidowanych danych.

Zastosowanie IBM Cognos TM1 w BDO Reporting Suite otwiera niespotykane dotychczas możliwości w wymiarze analityczno-planistycznym, przykładowo prognozowanie oddziaływania zmian w strukturze grupy kapitałowej na rezultaty konsolidacji finansowej i zarządczej czy też analizy typu „co-jeśli” (ang. what-if) oparte na historycznych lub planowanych danych finansowych.

Kostki TM1 wykorzystuje się do przyporządkowania różnorodnych planów kont jednostek sprawozdawczych do grupowego planu kont, co korzystnie wpływa na możliwość ich swobodnego kształtowania na poziomie jednostki sprawozdawczej i pozwala pracować w modelu dostosowania planu kont do lokalnych wymogów prawa oraz funkcjonalności lokalnych systemów informatycznych bez uszczerbku dla procesu sprawozdawczości skonsolidowanej finansowej i zarządczej.

BDO Reporting Suite pozwala na korzystanie z interfejsów najlepiej dopasowanych do potrzeb konkretnych grup użytkowników. Zasilanie danymi może odbywać się bezpośrednio w poszczególnych obiektach raportu, które kontrolowane są przez środowisko pracy zespołowej. Z kolei przy wprowadzaniu danych do kostek TM1 użytkownicy mogą pracować w środowiskach Cognos TM1 Web, Cognos Insight, Cognos TM1 Applications lub Microsoft Excel (wprowadzanie danych w tym przypadku jest kontrolowane przez środowisko pracy zespołowej TM1). W części raportującej BDO Reporting Suite kostki TM1 stanowiły źródło danych w obiektach raportujących poprzez wykorzystanie technologii specjalnych dodatków-wtyczek (ang. Add-in).

Dalszy dynamicznie postępujący rozwój narzędzi klasy Business Intelligence przyczynił się do powstania kolejnej wersji BDO Reporting Suite, która umożliwia pełną realizację koncepcji zintegrowanej rachunkowości szczegółowo zaprezentowanej w artykule autorów pod tytułem „Czy wdrożenie modelu zintegrowanej rachunkowości może ograniczyć ryzyko podatkowe?” opublikowanym w Gazecie Giełdy Parkiet nr 201 (4326) z 2010 r.

Wraz z pojawieniem się w dniu 11 czerwca bieżącego roku oprogramowania IBM Cognos Disclosure Management v.10.2.1  (następca IBM Cognos Financial Statement Reporting)  najnowsza wersja BDO Reporting Suite v.10.2.1 bazuje na tym produkcie. Na uwagę zasługuje fakt, że IBM Cognos Disclosure Management w wersji Advanced zawiera wbudowany produkt IBM Cognos TM1.

Z pojawieniem się nowszej wersji IBM Cognos Disclosure Management udoskonalono mechanizm integracyjny z kostkami TM1 – dodając do istniejącej wcześniej technologii typu „Add-in” nowy, specjalizowany interfejs do źródeł OLAP. Z poziomu obiektów raportu została zaimplementowana m.in. możliwość zarządzalnej opcji zapisu (ang. write-back) do kostek TM1 co otworzyło kolejny interfejs, przy pomocy którego obiekty raportów mogą być zasilane informacją jak również stanowić jej źródło - BDO Reporting Suite w wersji 10.2.1 wykorzystuje właśnie ten interfejs.

W BDO Reporting Suite zaimplementowano różne role użytkowników - Użytkownik Standardowy, Recenzent, Użytkownik Gromadzący Dane, Użytkownik XBRL, Administrator. Poszczególne role różnią się od siebie możliwością dostępu do poszczególnych funkcji rozwiązania: gromadzenia danych, tworzenie lub edytowanie zawartości raportów, zarządzanie ekranami administrowania aplikacjami, zarządzanie raportami i właściwościami obiektów raportów oraz przepływem pracy, generowanie raportów, używanie funkcjonalności XBRL.

W sferze technologicznej najnowsza wersja BDO Reporting Suite zbudowana jest w trójwarstwowej architekturze: serwer aplikacyjny, serwer(-y) bazy danych / serwer(-y) TM1 z kostkami OLAP, klient; połączenia pomiędzy poszczególnymi elementami architektury są szyfrowane. Firma IBM poinformowała o możliwości udostępnienia wykorzystywanych w BDO Reporting Suite narzędzi również w chmurze (ang. cloud).

Ciekawostkę stanowi fakt, że firma IBM wdraża obecnie oprogramowanie wykorzystywane w najnowszej wersji BDO Reporting Suite dla potrzeb swojej sprawozdawczości zintegrowanej (o czym poinformowała podczas konferencji Vision 2013, która odbyła się z Orlando na Florydzie pod koniec w maja bieżącego roku).

Warto podkreślić, że wdrożenie rozwiązania BDO Reporting Suite v.10.2.1 realizowane jest przez BDO Solutions Sp. z o.o. (partnera firmy IBM) i odbywa się przy zastosowaniu  IBM Business Analytics Solutions Implementation Method (BASIM), który jest zgodny z najbardziej rozpowszechnionymi metodykami zarządzania projektami  (PMI i PRINCE II).

 

[1] Mechanizmy wielowymiarowej analizy (ang. OLAP – Online Analytical Processing) oraz  budowy wielowymiarowych struktur danych

[2] ETL (ang. Extract Transform Load) - termin z obszaru BI oznaczający narzędzia wspomagające proces pozyskania danych dla hurtowni danych, kostek danych